Dokumentendigitalisierung
Wir überführen Ihre physischen Dokumente in durchsuchbare digitale Formate. Durch den Einsatz moderner OCR-Technologie werden Texte erkannt und indiziert, sodass Sie später gezielt nach Inhalten suchen können.
- Hochauflösende Scans bis 600 dpi
- OCR-Texterkennung in mehreren Sprachen
- Qualitätskontrolle jedes Dokuments
- Strukturierte Dateiablage nach Ihren Vorgaben
Archivierungssysteme
Implementierung revisionssicherer elektronischer Archivsysteme, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Ihre Dokumente werden manipulationssicher gespeichert und sind jederzeit auffindbar.
- GoBD-konforme Archivierung
- Automatische Versionierung
- Zugriffsprotokollierung
- Langzeitarchivierung mit PDF/A
Workflow-Automatisierung
Automatisieren Sie wiederkehrende Dokumentenprozesse wie Freigaben, Genehmigungen und Verteilungen. Reduzieren Sie manuelle Eingriffe und beschleunigen Sie Ihre Abläufe.
- Visuelle Workflow-Gestaltung
- Automatische Benachrichtigungen
- Eskalationsregeln bei Verzögerungen
- Integration in bestehende Systeme
Mitarbeiterschulungen
Praxisnahe Schulungen für Ihre Teams zur effektiven Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen. Wir vermitteln nicht nur die Bedienung, sondern auch Best Practices für den Arbeitsalltag.
- Schulungen vor Ort oder online
- Angepasst an Ihre Software
- Schulungsunterlagen inklusive
- Nachbetreuung per Hotline
Prozessberatung
Umfassende Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse und Entwicklung von Optimierungsstrategien. Wir identifizieren Schwachstellen und zeigen Verbesserungspotenziale auf.
- Ist-Analyse Ihrer Prozesse
- Schwachstellenidentifikation
- Maßnahmenplan mit Priorisierung
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Wartung und Support
Kontinuierliche Betreuung Ihrer Dokumentenmanagementsysteme. Wir kümmern uns um Updates, Fehlerbehebung und stehen bei Fragen zur Verfügung.
- Regelmäßige Systemupdates
- Technischer Support per Telefon und E-Mail
- Monatliche Systemprüfung
- Reaktionszeit innerhalb 24 Stunden